Pré-alerta: o dado redigitado em cada sistema

O número do B/L de uma importação marítima é digitado pelo menos três vezes antes de o contêiner sair do terminal. Vai para o ERP do agente de carga, vai para o CE Mercante no Siscomex, vai para a preparação da DUIMP. Consignatário, embarcador, peso bruto, número de contêiner, descrição da mercadoria e NCM fazem o mesmo caminho. Cada campo sai do pré-alerta, que chega como PDF anexado a um e-mail do agente no exterior, e entra na tela do operador. O dado é o mesmo, o trabalho é repetido, e a chance de erro se multiplica a cada sistema.

O pré-alerta de importação é a origem de quase toda informação que o agente de carga precisa para movimentar o processo. Ali estão cópias do B/L, da fatura comercial e do packing list, junto com o nome do navio, a data de partida e a previsão de chegada. Com esses documentos, o operador abre o processo no sistema, registra o CE no Mercante e repassa os dados ao despachante aduaneiro para a declaração. Cada etapa exige que alguém leia o mesmo PDF e digite os mesmos campos em uma tela diferente. Um agente de carga com 150 importações marítimas por mês repete esse ciclo 150 vezes, e cada ciclo tem entre oito e doze campos que aparecem em mais de um sistema.

O mesmo campo aparece em três sistemas diferentes

O operador recebe o pré-alerta e abre o processo no ERP. Digita o número do B/L, o nome do navio, a data de embarque, o porto de origem, o porto de destino, o consignatário, o embarcador, a quantidade de volumes, o peso bruto e o número de cada contêiner. Alguns campos vêm da cópia do B/L, outros da fatura comercial, outros do packing list. O operador cruza mentalmente os três documentos enquanto preenche a tela, porque o peso no B/L pode divergir do peso no packing list, e a descrição na fatura pode não bater com a do B/L.

Feito o lançamento no ERP, o mesmo operador ou um colega abre o Siscomex Mercante e registra o CE. O CE Mercante pede número do conhecimento, CNPJ do consignatário, descrição da mercadoria, peso, quantidade de volumes e número de contêiner. São os mesmos campos do ERP, digitados de novo, a partir do mesmo PDF. A Receita Federal exige que os dados do CE Mercante sejam fiéis ao conhecimento de embarque, e qualquer divergência detectada na parametrização gera exigência.

Depois, os dados seguem para o despachante aduaneiro, que prepara a DUIMP. Com a integração entre Siscomex Carga e a DUIMP, parte das informações do CE Mercante preenche automaticamente a declaração. Peso bruto, consignatário, descrição, número de contêiner: tudo migra do CE para a DUIMP sem intervenção humana. Quando o CE está correto, a automação economiza tempo. Quando o CE traz um erro de digitação, a DUIMP herda o erro e o despachante pode só perceber quando a parametrização sinalizar a divergência.

O erro no CE Mercante propaga para a DUIMP

A integração entre Siscomex Carga e a DUIMP, documentada nos manuais do Portal Único Siscomex, foi desenhada para eliminar redigitação. Só que ela funciona como multiplicador: um dado correto economiza tempo em duas pontas, e um dado errado se propaga nas mesmas duas pontas. Se o operador digita o peso bruto como 12.500 kg no CE Mercante, e o packing list diz 12.850 kg, essa diferença de 350 kg vai direto para a DUIMP. Ninguém redigita o campo, porque ele já veio preenchido.

A retificação do CE Mercante, como explicamos em post anterior sobre o tema, tem prazo e custo. Se a divergência aparece antes da atracação, o consolidador tem até 48 horas antes da chegada do navio para corrigir. Passado o prazo, a correção depende de solicitação formal e pode gerar multa. Para o operador que digitou o peso errado, a correção vira mais uma tarefa no meio de uma fila que não para de crescer.

O problema piora quando o pré-alerta chega com dados incompletos ou inconsistentes. O agente no exterior nem sempre envia a versão final do B/L. Em muitos casos, o pré-alerta traz um draft, e a versão definitiva chega dias depois. O operador que lança o CE Mercante com base em um draft arrisca registrar dados que vão mudar. Quando a versão final chega com consignatário diferente ou peso corrigido, ele precisa retificar o CE e verificar se a DUIMP já puxou o dado antigo.

Conferir o pré-alerta contra o B/L leva mais tempo do que digitar

O trabalho do operador com o pré-alerta vai além de copiar campos de um PDF para uma tela. A parte que toma mais tempo é a conferência: comparar o peso do B/L com o peso do packing list, verificar se a descrição da mercadoria na fatura comercial corresponde à do conhecimento, checar se o número de contêiner bate nos três documentos. Esse cruzamento acontece mentalmente, documento por documento, linha por linha.

Um operador que processa 30 pré-alertas por dia não consegue comparar cada campo dos três documentos em todos os processos com a mesma atenção. A conferência dos primeiros processos do dia é minuciosa. A dos últimos, pela repetição e pelo volume, é mais rápida e mais sujeita a deslize. O erro que passa na conferência do décimo quinto pré-alerta vira retificação no CE Mercante, exigência na DUIMP ou custo que o agente de carga absorve quando o contêiner já saiu do terminal. O mecanismo é o mesmo descrito na conferência de documentos de importação: a conferência manual funciona bem em volume baixo e falha quando o volume sobe.

O tratamento do pré-alerta é a etapa do fluxo de importação que mais consome horas de operação, pela nossa experiência com agentes de carga no Brasil. Receber, abrir, conferir, digitar, conferir de novo e corrigir o que passou. Cada processo de importação marítima exige entre 15 e 40 minutos só para que os dados do pré-alerta cheguem ao ERP e ao CE Mercante sem erro. Em 150 processos por mês, são entre 37 e 100 horas dedicadas a transferir dados de um PDF para sistemas que não conversam entre si.

Como o Autodocs lê o pré-alerta antes de alguém abrir o arquivo

O Autodocs recebe o pré-alerta por e-mail ou por API, classifica cada documento anexado (B/L, fatura comercial, packing list) e extrai os campos com a confiança e a página de origem de cada um. Antes de qualquer registro no sistema, a biblioteca de validadores confere o número de contêiner pelo dígito verificador ISO 6346, o porto pelo código UN/LOCODE, a moeda pelo código ISO 4217, e cruza peso e volumes entre os documentos. O que ficou incerto vai para o operador revisar; o que passou na validação entra no Tier2 Cargo como registro pronto, sem redigitação.

O campo que hoje é digitado três vezes passa a ser digitado zero vezes quando a extração acerta, e uma vez quando a extração sinaliza dúvida. Para o operador, o trabalho muda: em vez de ler e digitar cada PDF, ele revisa o que o sistema já extraiu e corrige o que ficou fora.

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