Fatura do armador: por que o custo não bate com a cotação

Um agente de carga que opera 300 processos por mês recebe, em média, mais de mil linhas de custo nas faturas de armadores e terminais. Cada linha precisa bater com o que foi cotado ao cliente. Se bate, a margem prevista se confirma. Se não bate, a diferença sai do bolso do agente: na pressa de liberar a carga, o financeiro paga a fatura antes de alguém comparar os valores.

A conciliação de faturas de armador é onde o custo real de cada processo aparece. A maioria dos agentes de carga brasileiros faz isso tarde, parcialmente ou simplesmente não faz.

A fatura do armador quase nunca repete o valor cotado

A cotação do armador tem validade curta. Entre a data em que o agente de carga recebe o valor e a data em que a fatura chega, várias coisas mudam. A mais comum é a sobretaxa: um PSS (peak season surcharge), um aumento de BAF (bunker adjustment factor) ou um GRI (general rate increase) que entrou em vigor depois do booking. O armador cobra pela data de embarque; o agente de carga cotou pela data da consulta.

Outro fator é a correção de peso ou cubagem. O peso bruto declarado na booking confirmation nem sempre coincide com o peso conferido no terminal. Essa diferença pode mudar a faixa de cobrança, especialmente em cargas LCL e em frete aéreo, onde o peso taxável define o valor. O agente de carga cotou pelo peso que o embarcador informou; o armador fatura pelo peso que o terminal mediu.

Em operações com custo em moeda estrangeira, entra ainda o câmbio. O agente de carga cotou ao cliente usando uma taxa do dia. O armador fatura em dólar. A remessa ao exterior sai pela PTAX de outra data. Se o real se desvalorizou entre a cotação e o pagamento, o custo em reais sobe sem que ninguém tenha errado nada.

Nenhuma dessas divergências é erro. Fazem parte do frete internacional. O agente de carga que não confere antes de pagar absorve a diferença como perda de margem.

A conferência manual funciona até o volume não deixar

Conferir uma fatura de armador contra a cotação exige abrir três fontes: a cotação que o comercial usou, a booking confirmation que o operacional fechou e o processo no sistema onde os custos foram lançados. O financeiro compara cada linha de custo, por contêiner ou por B/L, e verifica se o valor da fatura corresponde ao previsto.

Com poucas dezenas de processos por mês, a conferência cabe em uma planilha e uma pessoa dá conta. Quando o volume sobe, a conferência atrasa. A fatura do armador tem prazo de pagamento curto, e o risco de perder crédito ou ter a próxima booking bloqueada empurra o financeiro a pagar antes de conferir tudo. A conferência, quando acontece, vira amostragem: confere-se o que parece fora do normal e o resto passa.

O problema da amostragem é que as divergências pequenas escapam. Uma sobretaxa de US$ 25 por contêiner em um embarque de dois contêineres parece pouco. Multiplicada por 50 embarques no mês, são US$ 2.500 que saíram da margem sem aparecer em nenhum relatório. Ao longo de um ano, a soma compra um equipamento, paga um funcionário ou cobre o custo de um mês de sistema.

Para o dono do agente de carga, o sintoma aparece no fechamento do mês: a margem realizada fica abaixo da cotada e ninguém sabe explicar por quê. A resposta quase sempre está nas faturas de armador e terminal pagas sem conferência linha por linha.

Como o Tier2 Cargo compara custo cotado e custo realizado

O Tier2 Cargo registra o custo em três momentos: o previsto na cotação, o faturado ao cliente e o realizado na liquidação. Quando a fatura do armador chega, o financeiro compara o valor contra o custo previsto dentro do próprio processo, sem abrir planilha nem cotação em PDF. A diferença aparece antes do pagamento. Quem paga decide se absorve, se renegocia com o armador ou se repassa ao cliente.

Em processos com custo em moeda estrangeira, o sistema captura a taxa de câmbio em três datas: a do processo, a da fatura e a da liquidação. A variação cambial aparece como linha separada no resultado do processo, e o dono do agente de carga enxerga, processo a processo, onde a margem se confirmou e onde escapou.

Veja como funciona ou agende uma conversa.

O próximo passo é saber onde a margem está escapando

Antes de trocar de sistema ou de contratar mais gente no financeiro, faça uma conta simples: pegue as últimas 20 faturas de armador, compare linha por linha com a cotação original e some as diferenças. O número que sair é o custo invisível da falta de conciliação. É ele que decide se a conferência merece virar processo ou pode continuar na amostragem.