Factura por correo: por qué el agente de carga cobra tarde

El equipo de cuentas por pagar del importador paga la factura cuando logra procesarla. Para eso necesita el PDF y el comprobante fiscal dentro de su propio sistema. Si la factura llegó por correo electrónico semanas atrás y ya no aparece en la bandeja de entrada, el importador hace lo esperable: llama al agente de carga y pide otra copia. Esa llamada se repite decenas de veces al mes y deja ver algo incómodo: el plazo de cobro del agente de carga depende menos de los términos comerciales acordados que del acceso que el cliente tenga a sus propias facturas.

Un agente de carga con 300 embarques al mes emite cientos de facturas, cada una con PDF y comprobante fiscal. Salen por correo a destinatarios distintos, en horarios distintos, con asuntos distintos. El equipo financiero del importador que opera diez embarques con ese agente recibe las facturas mezcladas con cotizaciones, documentos de embarque, avisos de arribo y conversaciones operativas. Cuando llega la hora de pagar, busca por nombre del remitente, referencia del embarque o monto. Si en dos minutos no la encuentra, la pide de nuevo.

La factura que el cliente no encuentra se convierte en una llamada

El ciclo se repite igual cada vez. El cliente necesita pagar, no encuentra el PDF, llama o manda un correo. El financiero del agente de carga deja lo que estaba haciendo, abre el sistema, localiza la factura, verifica la versión, adjunta el PDF con el comprobante fiscal y responde. La factura ya estaba emitida, pero acumula de tres a cinco días extra de espera porque el cliente no pudo acceder a ella a tiempo.

Haga la cuenta con sus propios números. Si el equipo financiero atiende cinco pedidos de copia por día y gasta diez minutos en cada uno, son 50 minutos diarios. En 22 días hábiles, suman más de 18 horas al mes reenviando documentos que ya se habían mandado. Eso es lo que se ve. Lo que no se ve es el atraso en el cobro: cada factura reenviada ingresa al sistema del cliente recién cuando él recibe la copia, y el plazo de pago vuelve a correr desde ahí.

El correo electrónico entrega la factura una vez; después, no organiza nada. Un artículo anterior de este blog mostró cómo pasa lo mismo con los documentos de embarque: el cliente los recibe, los pierde en la bandeja de entrada y los pide de nuevo. Con facturas el efecto es más directo: cada reenvío aplaza el cobro.

Una disputa tardía cuesta más que una disputa al momento

El segundo problema de entregar facturas solo por correo es que las divergencias aparecen tarde. Si el cliente ve la factura al momento de la emisión, la revisa ahí mismo: confirma que el monto coincide con la cotización, que los datos de facturación estén bien, que el código fiscal sea el que su área contable acepta. Cuando algo falla, la corrección sale en horas, todavía dentro del plazo de pago original.

Pero si el cliente abre la factura la víspera del vencimiento, o recién cuando recibe el aviso de mora, una divergencia que se habría resuelto rápido se convierte en disputa formal. El importador cuestiona un cargo que entiende fuera de la cotización. El agente de carga tiene que localizar la cotización original, compararla línea por línea, responder al equipo financiero del importador y, si la corrección procede, anular el comprobante fiscal, emitir otro y reiniciar el plazo. Lo que habría tomado un día pasa a tomar dos o tres semanas. Ya cubrimos en detalle los errores más comunes que hacen que la factura vuelva; acá, el punto es que hasta un error menor cuesta más cuando aparece tarde.

Para el dueño del agente de carga, el golpe llega al flujo de caja. El agente paga a la naviera y al terminal con plazos cortos, a veces de contado. Cobra del importador en 15, 30 o 45 días. Si la disputa empuja ese plazo otros 15 días, el descalce de caja crece. En nuestra experiencia con agentes de carga en Brasil, la diferencia entre tener muchas facturas disputadas y tener pocas está en cuándo el cliente ve la factura por primera vez.

Cómo Tier2 Portal muestra las facturas al socio de negocio

En Tier2 Portal, el socio de negocio del agente de carga ve sus facturas abiertas, parcialmente pagadas y pagadas, con el PDF en el formato del agente y el enlace al comprobante fiscal, leídos directo de Tier2 Cargo. Sin buscar en la bandeja de entrada: abre el portal, filtra por embarque o por período y encuentra la factura con el estado actualizado.

Las divergencias aparecen cuando el socio consulta la factura, y la corrección se resuelve dentro del plazo de pago original, antes de convertirse en disputa. El portal funciona en el dominio del agente de carga, con su marca y sus colores. Los datos vienen directo del ERP.

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Cuente cuántas llamadas y correos sobre facturas atiende su equipo por semana, y multiplique por el tiempo promedio de cada atención. Ese número es el costo operativo del acceso que su cliente todavía no tiene. El plazo promedio de cobro cuenta el resto.