Fatura no e-mail: por que o agente de carga cobra tarde

O financeiro do importador paga a fatura quando consegue processá-la. E para processar, ele precisa do PDF e do link da NFS-e dentro do sistema dele. Se a fatura chegou por e-mail semanas atrás e ele não acha na caixa de entrada, faz o que qualquer pessoa faria: liga para o agente de carga pedindo outra cópia. Essa ligação, repetida dezenas de vezes por mês, mostra que o prazo de recebimento do agente de carga depende do acesso que o parceiro tem às próprias faturas, mais do que dos termos comerciais combinados.

Um agente de carga com 300 processos por mês emite centenas de faturas, cada uma com PDF e NFS-e. Cada fatura sai por e-mail para um destinatário diferente, num horário diferente, com um assunto diferente. O financeiro do importador que opera dez processos com o mesmo agente de carga recebe essas faturas misturadas com cotações, documentos de embarque, avisos de chegada e conversas operacionais. Na hora de pagar, ele procura a fatura pelo nome do remetente, pelo número do processo ou pelo valor. Se não encontra em dois minutos, pede de novo.

A fatura que o parceiro não encontra vira uma ligação

O ciclo se repete sempre igual. O parceiro precisa pagar, não encontra o PDF, liga ou manda e-mail. O financeiro ou o operador do agente de carga para o que está fazendo, abre o sistema, localiza a fatura, confere a versão, anexa o PDF e a NFS-e e responde. A fatura já estava emitida, mas ganha de três a cinco dias de espera porque o parceiro não conseguiu acessá-la quando precisou.

Faça a conta com os seus números. Se o financeiro do agente de carga atende cinco pedidos de cópia por dia, gastando dez minutos em cada um, são 50 minutos por dia. Em 22 dias úteis, são mais de 18 horas por mês dedicadas a reenviar documentos que já tinham sido enviados. Esse é o tempo visível. O tempo invisível está no atraso do pagamento: cada fatura reenviada só entra no sistema do parceiro quando ele recebe a cópia, e o prazo de pagamento recomeça a contar dali.

O e-mail entrega a fatura uma vez, mas não organiza o acesso depois. Um post anterior deste blog mostrou como o mesmo problema acontece com documentos de embarque: o parceiro recebe, perde na caixa de entrada e pede de novo. Com faturas, o efeito é mais direto: cada reenvio adia o recebimento.

Contestação tardia custa mais que contestação na hora

O segundo problema de entregar faturas só por e-mail é que divergências aparecem tarde. Quando o parceiro vê a fatura no momento da emissão, ele confere ali mesmo: o valor bate com a cotação, o CNPJ do tomador está certo, o código de serviço da NFS-e é o que o fiscal dele aceita. Se algo está errado, a correção acontece em horas, ainda dentro do prazo de pagamento original.

Quando o parceiro só abre a fatura na véspera do vencimento, ou quando recebe a cobrança por estar em atraso, uma divergência que seria uma correção rápida se transforma em contestação formal. O importador questiona uma taxa que ele entende como fora da cotação. O agente de carga precisa localizar a cotação original, confrontar linha a linha, responder ao financeiro do importador e, se a correção procede, cancelar a NFS-e, emitir outra e recomeçar o prazo. Um ciclo que levaria um dia passa a levar duas ou três semanas. Já tratamos em detalhe os erros mais comuns que fazem a fatura voltar; aqui, o ponto é que mesmo um erro simples custa mais quando aparece tarde.

Para o dono do agente de carga, o efeito aparece direto no fluxo de caixa. O agente de carga paga o armador e o terminal com prazos curtos, às vezes à vista. Recebe do importador em 15, 30 ou 45 dias. Se a contestação empurra esse prazo em mais 15 dias, o descasamento de caixa aumenta. Na nossa experiência com agentes de carga no Brasil, o que separa um agente com muitas faturas contestadas de um com poucas é o momento em que o parceiro vê a fatura pela primeira vez.

Como o Tier2 Portal mostra as faturas ao parceiro de negócio

No Tier2 Portal, o parceiro de negócio do agente de carga acessa suas faturas em aberto, parcialmente pagas e pagas, com o PDF no layout do agente de carga e o link da NFS-e, lidos direto do Tier2 Cargo. Ele não precisa procurar na caixa de entrada: abre o portal, filtra pelo processo ou pelo período e encontra a fatura com o status atualizado.

Divergências aparecem quando o parceiro consulta a fatura, e a conversa sobre a correção acontece dentro do prazo de pagamento original, antes de virar contestação. O portal roda no domínio do agente de carga, com a marca e as cores dele, e os dados vêm direto do ERP.

Conheça o Tier2 Portal ou fale com a gente.

O próximo passo é simples: levante quantas ligações e e-mails sobre fatura a sua equipe atende por semana, e multiplique pelo tempo médio de cada atendimento. Esse número é o custo operacional do acesso que o seu parceiro ainda não tem. O prazo médio de recebimento conta o resto.