Solicitud de cotización de flete: qué enviar al agente

Dos cotizaciones de flete marítimo pueden mostrar precios muy distintos y describir la misma operación. Si el importador recibe tres propuestas con alcances diferentes, los números en la planilla representan servicios diferentes. La propuesta más barata puede ser la que dejó más costos afuera. El origen de la diferencia casi siempre está en la solicitud de cotización: cuando llega sin datos suficientes, cada agente de carga completa los vacíos con premisas propias, y cada premisa produce un número distinto.

En la ruta China-Santos, la diferencia entre una cotización puerto a puerto y una puerta a puerta puede superar los USD 1.500 por contenedor, entre THC de origen, handling, transporte interno y seguro. Si el importador pide “cotización de flete de China a Santos” sin especificar el alcance, un agente cotiza el flete marítimo y otro cotiza desde el almacén del proveedor hasta la terminal en Santos. Los dos precios son correctos para lo que cada uno entendió, pero ninguno sirve para comparar.

Cotización incompleta produce propuesta incomparable

Para armar una cotización que refleje el costo real, el agente de carga necesita un conjunto mínimo de datos. Si falta alguno, pregunta (y la respuesta se demora) o asume un valor estándar que puede no corresponder a la carga real. En cualquiera de los dos casos, el importador termina con un precio que no le sirve.

El dato que más se omite es el peso volumétrico. El flete marítimo se calcula por el mayor entre el peso bruto y el volumen cúbico de la carga, en proporción de 1 tonelada por 1 metro cúbico. Quien informa solo el peso bruto puede recibir una cotización sobre una base equivocada: la carga liviana y voluminosa (espuma, plásticos inyectados, embalajes) siempre paga por volumen. La diferencia entre los dos cálculos puede mover el precio del flete un 30% o más.

La fecha de embarque prevista también importa. Una cotización de flete marítimo tiene validez de 7 a 15 días en un mercado estable, y menos cuando hay un GRI anunciado. Si el importador solicita cotización sin decir cuándo piensa embarcar, puede recibir un precio válido para la semana siguiente pero cerrar el embarque 40 días después, cuando la tarifa ya cambió. Cubrimos este mecanismo en un artículo anterior sobre la validez de la cotización de flete.

Qué necesita el agente de carga para armar el precio

Siete datos definen la cotización. Si falta alguno, el agente de carga está estimando, no cotizando.

Origen y destino de la carga, con la mayor precisión posible: puerto de carga y puerto de descarga o, si se necesita flete puerta a puerta, dirección del proveedor y dirección de entrega. Mercadería, identificada por su código arancelario (HS code o NCM en Brasil). La clasificación arancelaria indica si la carga requiere habilitación regulatoria, si hay restricciones de embarque y si aplican cargos adicionales. Peso bruto y dimensiones de cada bulto, para que el agente calcule el peso volumétrico y sepa si la carga cabe en un contenedor estándar, high cube o necesita flat rack.

Cantidad: cuántos contenedores FCL o cuántos metros cúbicos de LCL. Incoterm acordado con el proveedor, porque define a partir de qué punto el agente asume responsabilidad y costo. Fecha de embarque prevista, que ancla la validez de la cotización y determina qué tarifa de la naviera aplica. Valor de la carga (CIF o FOB según el Incoterm), necesario para calcular el seguro y, en Brasil, base para el AFRMM, un gravamen federal del 8% sobre el flete marítimo de navegación de largo curso.

Quien envía estos siete datos en la primera solicitud acorta el tiempo de respuesta del agente y recibe propuestas armadas sobre la misma base, comparables entre sí.

El Incoterm y el código arancelario cambian el alcance de la cotización

El Incoterm define quién paga qué y dónde cambia de mano la responsabilidad. Quien negocia EXW con el proveedor le está pidiendo al agente de carga que se encargue de todo: transporte interno en origen, flete marítimo y entrega en destino. Quien negocia FOB le pide que cubra el flete y los costos en destino. Para la misma carga, la cotización puede variar más del 40% según el Incoterm, porque el alcance del servicio cambia con él.

El código arancelario determina si la importación necesita licenciamiento, si hay exigencia de certificación y si el producto está sujeto a derechos antidumping. Cada una de esas exigencias agrega costo y plazo. Cuando el agente recibe el código arancelario en la solicitud, puede incluir esos costos en la propuesta desde el inicio, en lugar de enviarlos como adenda después de que el importador ya comparó precios.

Sin Incoterm y código arancelario juntos, el agente arma un precio sin conocer el tamaño del trabajo. Los dos datos juntos son lo que separa una cotización estimada de una cotización operable.

Cómo Tier2 Cargo organiza cada línea de la cotización

Tier2 Cargo registra la cotización con cada componente en una línea separada: flete marítimo, THC en origen, THC en destino, handling de terminal, almacenaje estimado, seguro, tasa del B/L, ISPS y AFRMM. El sistema aplica las reglas de cálculo por contenedor, por peso, por TEU o porcentaje del flete, según el cargo. A medida que el embarque avanza y llegan los costos reales, el margen entre lo cotizado y lo facturado por la naviera y la terminal aparece de forma automática, embarque por embarque.

Cada componente está registrado en el sistema como regla, y el precio de cada línea acompaña la tarifa vigente. Eso le permite al importador recibir cotizaciones con ese nivel de detalle. A través del Tier2 Portal, puede ver sus facturas con el mismo desglose de la cotización original, sin llamar al operador para entender qué representa cada valor.

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