Pedido de cotação de frete: o que informar ao agente

Duas cotações de frete marítimo podem ter preços bem diferentes e, mesmo assim, descrever a mesma operação. Quando o importador recebe três propostas com escopos distintos, os números na planilha representam serviços diferentes. A proposta mais barata pode ser só a que deixou mais custos de fora. O pedido de cotação é quase sempre a origem do desencontro: se a solicitação chega sem dados suficientes, cada agente preenche as lacunas com premissas próprias, e cada premissa gera um número diferente.

No frete China-Santos, a diferença entre uma cotação port-to-port e uma door-to-door pode passar de USD 1.500 por contêiner, somando THC de origem, handling, transporte interno e seguro. Quando o importador pede “cotação de frete da China para Santos” sem especificar o escopo, um agente cota só o frete marítimo e outro cota do armazém do fornecedor até o terminal em Santos. Os dois preços estão corretos para o que cada um entendeu, mas nenhum dos dois serve para comparação direta.

Cotação incompleta produz proposta incomparável

O agente de carga precisa de um conjunto mínimo de dados para montar uma cotação que reflita o custo real da operação. Se alguma informação falta, ele ou pergunta de volta (o que atrasa o retorno) ou assume um valor padrão (o que pode não corresponder à carga real). Nos dois cenários, o importador sai perdendo.

O dado que mais fica de fora é o peso cubado. O frete marítimo é calculado pelo que for maior entre o peso bruto e o volume cúbico da carga, na proporção de 1 tonelada para 1 metro cúbico. Quem informa só o peso bruto pode receber uma cotação calculada sobre uma base errada, porque carga leve e volumosa (espuma, plásticos injetados, embalagens) sempre paga pelo volume. A diferença entre os dois cálculos muda o preço do frete em 30% ou mais.

A data de embarque prevista também pesa. Uma cotação de frete marítimo tem validade de 7 a 15 dias em mercado estável, e menos quando há GRI anunciada. O importador que pede cotação sem dizer quando pretende embarcar pode receber um preço válido para a semana seguinte, mas só fechar o embarque 40 dias depois, quando a tarifa já mudou. Esse mecanismo está detalhado no post anterior sobre a validade da cotação de frete.

O que o agente de carga precisa para montar o preço

Sete dados definem a cotação. Se faltar qualquer um, o agente de carga está estimando, não cotando.

Origem e destino da carga, com a maior precisão possível: porto de embarque e porto de desembarque ou, se o importador precisa de frete door-to-door, endereço do fornecedor e endereço de entrega no Brasil. Mercadoria, identificada pela NCM. A classificação fiscal determina se a carga precisa de anuência (ANVISA, MAPA, Inmetro), se há restrições de embarque e se existem taxas adicionais. Peso bruto e dimensões de cada volume, para que o agente calcule o peso cubado e saiba se a carga cabe em contêiner padrão, high cube ou se precisa de flat rack.

Quantidade: quantos contêineres FCL ou quantos metros cúbicos de LCL. Incoterm negociado com o fornecedor, porque ele define a partir de qual ponto o agente de carga assume responsabilidade e custo. Data de embarque prevista, que ancora a validade da cotação e determina qual tarifa do armador será usada. Valor da carga (CIF ou FOB conforme o Incoterm), necessário para calcular o seguro e, no Brasil, base para o AFRMM, que é de 8% sobre o frete marítimo na navegação de longo curso.

Quem envia esses sete dados na primeira solicitação encurta o tempo de resposta do agente e recebe propostas montadas sobre a mesma base, comparáveis entre si.

O Incoterm e a NCM mudam o escopo da cotação

O Incoterm define quem paga o quê e onde a responsabilidade muda de mão. Quem negocia EXW com o fornecedor está pedindo ao agente de carga que cuide de tudo: transporte interno na origem, frete marítimo e entrega no Brasil. Quem negocia FOB pede ao agente que cuide do frete e dos custos no destino. Para a mesma carga, a cotação pode variar mais de 40% dependendo do Incoterm, porque o escopo do serviço muda junto.

A NCM determina se a importação precisa de licenciamento (LPCO no Portal Único), se há exigência de certificação e se o produto está sujeito a direito antidumping. Cada exigência dessas adiciona custo e prazo. O agente de carga que recebe a NCM na solicitação consegue incluir esses custos na proposta desde o início, em vez de mandá-los como adendo depois que o importador já comparou os preços.

Sem Incoterm e NCM juntos, o agente de carga monta um preço sem saber o tamanho do trabalho. A combinação dos dois é o que separa uma cotação estimada de uma cotação operável.

Como o Tier2 Cargo organiza cada linha da cotação

O Tier2 Cargo registra a cotação com cada componente em uma linha separada: frete marítimo, THC na origem, THC no destino, capatazia, armazenagem estimada, seguro, taxa do B/L, ISPS, AFRMM. O sistema aplica as regras de cálculo por contêiner, por peso, por TEU ou percentual do frete, conforme a taxa. Quando o processo avança e os custos reais chegam, a margem entre cotado e cobrado pelo armador e pelo terminal aparece automaticamente, processo a processo.

O importador que trabalha com um agente de carga que usa o Tier2 Cargo recebe a cotação com esse nível de detalhe porque cada componente foi cadastrado no sistema como regra, e o preço de cada linha acompanha a tarifa vigente. No Tier2 Portal, o importador enxerga suas faturas com o mesmo detalhamento da cotação, sem precisar ligar para o operador para entender o que cada valor representa.

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