Plazo de pago en la cotización de flete: el costo oculto

La naviera cobra el flete en un plazo de cinco días después de la partida del buque. El agente de carga que embarca en régimen spot recibe esa factura y paga dentro del plazo, bajo pena de late payment fee del 5% y bloqueo de nuevos bookings. Al mismo tiempo, la propuesta que ese agente envió al importador promete pago a treinta días del embarque, o a cuarenta y cinco, o a sesenta. Entre la fecha en que el agente paga a la naviera y la fecha en que el importador paga al agente, existe un intervalo que funciona como una operación de crédito: capital de trabajo del propio agente de carga en lugar de capital de un banco. Ese intervalo tiene costo, y en la mayoría de las cotizaciones que circulan en el mercado no aparece en ningún renglón.

El agente de carga paga al contado y cobra a plazo

El ciclo financiero de un proceso de importación marítima FCL comienza antes de que la carga llegue a destino. El agente de carga cierra el booking con la naviera, y la naviera emite la factura de flete pocos días después de la partida del buque. El plazo de pago de esa factura rara vez supera los cinco días hábiles. Los cargos por manejo en terminal (THC) y las tasas portuarias siguen calendarios propios, con vencimientos cortos. En Brasil, el AFRMM se cobra al registro del CE Mercante, antes del despacho aduanero. Los gastos de almacenaje bajo control aduanero empiezan a correr desde el aviso de arribo de la carga y se facturan por períodos, normalmente quincenales.

Del lado del importador, el agente de carga emite su propia factura, que consolida flete, costos locales y los servicios prestados. El plazo de pago de esa factura es el que se acordó en la propuesta comercial: al contado, quince días, treinta días, cuarenta y cinco días o sesenta días después del embarque o de la fecha de facturación. Mientras el importador usa ese plazo, el agente ya desembolsó todo lo que la naviera, la terminal y los demás proveedores cobraron. El dinero salió de caja y solo vuelve cuando el importador paga.

Ese intervalo es financiamiento. El agente presta al importador el valor del proceso por treinta, cuarenta y cinco o sesenta días, usando capital propio. En la práctica, ese costo de financiamiento raramente aparece como un renglón separado en la cotización ni entra de forma explícita en la formación del precio.

El costo del plazo se puede calcular

El costo de conceder plazo al importador se compone de tres partidas que se suman.

La primera es el costo de oportunidad del capital. El dinero que el agente anticipa a la naviera y a los proveedores podría estar invertido o reduciendo el saldo de una línea de crédito. En mercados donde la tasa de interés de referencia opera en dos dígitos, como ha ocurrido en Brasil con la tasa Selic durante los últimos años, cada mes de plazo concedido le cuesta al agente cerca del 1% del valor del proceso, solo en costo de oportunidad. Un proceso de importación FCL con costo total de USD 3.000 y plazo de cuarenta y cinco días tiene un costo financiero implícito de alrededor de USD 45. Un agente que mueve doscientos procesos por mes absorbe cerca de USD 9.000 mensuales que nunca aparecen en ningún informe de margen.

La segunda partida es la morosidad. Plazo concedido es crédito, y el crédito carga riesgo. Cuando el importador se atrasa o no paga, el agente absorbe el costo de los proveedores que ya cobraron y además necesita provisionar el monto pendiente. El efecto de la morosidad sobre las cuentas por cobrar lo analizamos en otro texto de este blog; el punto aquí es anterior: el riesgo de morosidad debería entrar en el precio del plazo antes de que salga la propuesta.

La tercera partida es el costo operativo de la cobranza. Una factura vencida genera llamadas, correos, renegociaciones y, en algunos casos, acciones legales. Ese esfuerzo consume tiempo del equipo financiero y, cuando el importador es una cuenta importante, involucra también al vendedor. El acto de cobrar tiene costo, incluso cuando el monto se recibe al final.

Dos cotizaciones iguales con plazos distintos son precios distintos

Un importador recibe dos propuestas de flete FCL Shanghái-Santos. Ambas muestran el mismo flete all-in de USD 2.100, los mismos cargos de terminal y el mismo paquete de costos locales. La primera propuesta concede pago a quince días del embarque. La segunda, a sesenta días. Para el importador, la segunda propuesta vale más, porque usa el dinero cuarenta y cinco días adicionales. Para el agente que concede los sesenta días, el costo financiero implícito puede representar del 1,5% al 2% del valor total de la factura, según la tasa de interés que paga por su capital de trabajo.

El importador experimentado lo sabe. Cuando pide un plazo mayor, está pidiendo un precio menor en la práctica, porque el valor del dinero en el tiempo favorece a quien paga después. El agente que concede el plazo sin trasladar el costo financiero incluye un descuento que solo aparece en el cierre del mes, cuando el margen realizado queda por debajo del margen cotizado. Esa distancia entre margen cotizado y margen realizado la analizamos en otro texto, y el plazo de pago es una de las causas más silenciosas de esa diferencia.

En la formación del precio, el plazo debería entrar del mismo modo que entra el tipo de cambio. Así como el agente define qué tipo de cambio usar en la cotización, necesita definir qué costo de capital incluye en el precio cuando concede plazo. Puede ser un porcentaje sobre el valor total de la factura, proporcional al número de días, o un renglón separado llamado costo financiero. Algunos agentes prefieren absorber el costo en el markup sin mostrar la línea. Lo importante es que el cálculo exista y que el vendedor sepa cuánto margen está entregando cuando negocia plazo.

Cuándo el plazo es argumento comercial y cuándo es riesgo

El plazo de pago es una herramienta legítima de diferenciación. Un importador que opera con capital de trabajo ajustado puede preferir pagar un flete algo más alto a cambio de cuarenta y cinco días para colocar la mercancía antes de liquidar con el agente. Para el agente, conceder ese plazo debidamente precificado es vender un servicio adicional con retorno financiero. El problema empieza cuando el plazo se convierte en una concesión sin contrapartida, ofrecida para cerrar la cuenta sin que nadie haya hecho la cuenta.

La decisión de conceder plazo debería pasar por tres filtros antes de que salga la propuesta. El primero es el análisis de crédito del importador: hace cuánto tiempo importa, cuál es su historial de pago con el agente o con otros proveedores, cuál es el volumen y la regularidad de sus embarques. El segundo es el límite de exposición: cuánto el agente está dispuesto a tener pendiente de cobro con ese importador al mismo tiempo, considerando que un atraso en un proceso puede coincidir con el vencimiento del siguiente. El tercero es la precificación: dado el plazo solicitado y el costo de capital del agente, qué porcentaje hay que agregar al margen para que la operación se pague sola.

Sin esos tres filtros, el plazo es una apuesta. En una cartera de cien o doscientos importadores, basta que dos o tres se atrasen para que el costo financiero acumulado de los plazos concedidos sin análisis supere la ganancia de varios procesos pagados puntualmente. En nuestra experiencia con agentes de carga en Brasil, la pérdida de un proceso con morosidad y plazo extendido suele necesitar de ocho a doce procesos buenos para compensarse.

El vendedor que negocia el plazo en la punta necesita visibilidad del límite de crédito del importador y del saldo pendiente antes de prometer sesenta días. Cuando esa información queda restringida al área financiera y solo aparece después de que la factura venció, el control llega tarde. El plazo que el vendedor promete debería nacer informado por el mismo sistema que registra la cotización y acompaña el proceso.

Cómo Tier2 Cargo acompaña el plazo y el costo financiero en cada proceso

El ciclo que va de la cotización a la liquidación dentro de Tier2 Cargo registra la condición de pago acordada con el importador desde la propuesta. A medida que el proceso avanza y los costos de los proveedores llegan, el sistema compara lo que el agente ya desembolsó con lo que aún va a recibir del importador, proceso por proceso. El margen previsto en la cotización, el margen facturado y el margen realizado en la liquidación reflejan el efecto del plazo sobre el resultado.

Las cuentas por cobrar muestran los montos pendientes por importador, con la antigüedad por rango de vencimiento. El vendedor que consulta la cartera antes de armar la próxima propuesta sabe cuánto debe ese importador, hace cuántos días y si hay facturas vencidas. Esa visibilidad transforma el plazo de pago en una decisión informada, y la cotización que sale del sistema ya lleva el costo financiero en la formación del precio.

Vea cómo funciona o hable con nosotros.

El próximo paso es calcular cuánto le cuesta el plazo hoy

Reúna los procesos del último trimestre, sepárelos por rango de plazo concedido y calcule el intervalo promedio entre el desembolso al proveedor y el cobro al importador. Multiplique el monto promedio pendiente por la tasa mensual del capital de trabajo que usa el agente. El número resultante es el costo invisible del plazo, y es la base para decidir si el plazo entra en la cotización como renglón separado, como ajuste en el markup o como política de crédito diferenciada por cliente.